Laat je bedrijfssystemen automatisch samenwerken
Website, CRM, agenda, e-mail en boekhouding: de meeste bedrijven gebruiken al deze systemen, maar ze praten vaak niet met elkaar. Door bedrijfssystemen te koppelen stroomt informatie automatisch door, zonder dat iemand gegevens dubbel hoeft in te voeren.
Vaste prijs, helder vooraf · workflow draait in jouw eigen account · 2–3 weken van intake tot live
Herkenbare signalen van losstaande systemen
- Dezelfde klantgegevens worden op meerdere plekken met de hand ingevoerd
- Informatie in het ene systeem klopt niet meer met een ander systeem
- Iemand exporteert en importeert regelmatig bestanden tussen tools
- Er is geen actueel totaaloverzicht omdat gegevens verspreid staan
- Nieuwe medewerkers moeten leren werken met meerdere systemen die los van elkaar staan
Hoe we een koppeling opbouwen
We beginnen met een inventarisatie: welke systemen zijn de bron van gegevens, welke systemen moeten die gegevens ontvangen, en wie is eigenaar van welk gegeven. Dat voorkomt dat twee systemen elkaar tegenspreken over wie de "waarheid" is.
Daarna bepalen we de trigger (wat start de koppeling: een nieuw record, een wijziging, een vast moment), de richting van de synchronisatie (één kant op, of moeten wijzigingen ook terug), en hoe velden uit het ene systeem worden vertaald naar het andere (mapping en validatie).
Betrouwbaarheid in gewone taal
Een koppeling die één keer werkt is niet hetzelfde als een koppeling die maandenlang betrouwbaar blijft draaien. Daarom bouwen we met een paar vaste principes: dezelfde actie twee keer per ongeluk uitvoeren mag niet tot een dubbel record leiden, fouten worden vastgelegd zodat je ze kunt terugvinden, en bij een storing wordt er opnieuw geprobeerd in plaats van dat gegevens stilzwijgend verdwijnen.
We gebruiken hiervoor geen onnodig jargon in de documentatie die je krijgt: je hoeft niet te weten wat een API is om te begrijpen wat de koppeling doet en wat er gebeurt als iets misgaat.
API, webhook of standaardconnector
Sommige systemen bieden een kant-en-klare connector waarmee koppelen snel en stabiel is. Andere systemen hebben een eigen API die we rechtstreeks aanspreken, of werken met webhooks die automatisch gegevens doorsturen zodra er iets gebeurt. Welke route het beste past, hangt af van wat de betrokken systemen ondersteunen, en dat bepalen we per koppeling.
Overdracht en onderhoud
Bij oplevering krijg je documentatie die uitlegt wat de koppeling doet, welke gegevens erdoorheen gaan en wat je moet doen als er iets verandert (bijvoorbeeld een nieuw veld in je CRM). Voor structureel onderhoud, bijvoorbeeld als een gekoppeld systeem een update doorvoert die de koppeling raakt, is een retainer beschikbaar.
Privacy, toegang en databeperking
- Alleen de gegevens die functioneel nodig zijn voor de koppeling stromen door, niet hele datasets standaard
- De koppeling draait in jouw eigen accounts en systemen, niet bij Manuless
- Elke koppeling wordt ontworpen conform de AVG
- Credentials en API-sleutels worden nooit hardcoded opgeslagen
- Toegang tot elk systeem wordt beperkt tot wat de koppeling nodig heeft
Vragen over systemen koppelen
Kunnen jullie elk systeem koppelen?
Niet gegarandeerd. We onderzoeken eerst of je bestaande systemen geschikt en koppelbaar zijn, bijvoorbeeld via een API, webhook of een standaardconnector. Sommige (vaak oudere of gesloten) systemen bieden die mogelijkheid niet of beperkt. Dat toetsen we tijdens de intake, voordat er iets wordt toegezegd.
Wat is het verschil tussen een API-koppeling en een webhook?
Een webhook stuurt gegevens direct door zodra er iets gebeurt, bijvoorbeeld een nieuw formulier. Een API-koppeling haalt of stuurt gegevens actief op verzoek, bijvoorbeeld elke dag een lijst met nieuwe klanten. Welke vorm het beste past hangt af van hoe de betrokken systemen werken en hoe snel gegevens moeten doorstromen.
Wat gebeurt er als een koppeling een keer faalt?
Elke koppeling krijgt foutafhandeling: bij een storing of tijdelijke onbereikbaarheid van een systeem gaan gegevens niet verloren, maar worden ze vastgehouden, opnieuw geprobeerd of gemarkeerd voor controle. Dit wordt gelogd zodat je kunt zien wat er is gebeurd.
Wat kost het koppelen van systemen?
Dat hangt af van het aantal systemen, de complexiteit van de gegevensstromen en of er sprake is van eenrichtings- of tweerichtingssynchronisatie. Je krijgt een vaste prijs na de intake, voordat er iets gebouwd wordt.