Privacyverklaring
Manuless hecht waarde aan een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. In deze verklaring leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, waarom, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft.
Wie zijn wij
Manuless is een eenmanszaak van Cejay van Wel, gevestigd in Nederland. Manuless levert AI-procesautomatisering aan zzp'ers en MKB-bedrijven in de vorm van workflows in n8n en Make.com. De verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van deze website is:
Manuless, Cejay van Wel
E-mail: [email protected]
Website: manuless.com
Manuless treedt uitsluitend op als verwerkingsverantwoordelijke voor gegevens die via de eigen website worden verzameld (contactformulier, videocall-boeking, e-mailcommunicatie en facturatie). Manuless verwerkt geen persoonsgegevens van eindklanten van opdrachtgevers. De workflows die Manuless oplevert, worden volledig in de omgeving van de opdrachtgever ingezet. De opdrachtgever is daarvoor zelf verwerkingsverantwoordelijke.
Welke gegevens verzamelen wij en waarom
Manuless verzamelt uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor de hieronder omschreven doeleinden.
| Verwerking | Gegevens | Doel | Grondslag |
|---|---|---|---|
| Contactformulier | Naam, e-mailadres, bericht | Beantwoorden van uw aanvraag of vraag | Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG) |
| Videocall-boeking | Naam, e-mailadres, gewenste datum en tijd | Plannen van een intakegesprek via Proton Meet | Uitvoering overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) |
| E-mailcommunicatie | Naam, e-mailadres, projectinhoud | Uitvoering van de opdracht en onderlinge communicatie | Uitvoering overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) |
| Klant-CRM | Naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, projectinformatie | Klantbeheer, projectregistratie en opvolging | Uitvoering overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) |
| Facturatie en administratie | Naam, adres, bedrijfsnaam, KvK-nummer, BTW-nummer, IBAN, factuurgegevens | Opstellen en verzenden van facturen; voldoen aan wettelijke boekhoudplicht | Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG) |
Manuless verstrekt uw persoonsgegevens niet aan derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening (zie artikel 3) of wanneer een wettelijke verplichting dit vereist.
Subverwerkers en derden
Voor de uitvoering van onze dienstverlening maken wij gebruik van de volgende diensten. Deze partijen verwerken persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van Manuless en op basis van een verwerkersovereenkomst of adequaatheidsverklaring.
| Dienst | Aanbieder | Doel | Gegevens die worden verwerkt |
|---|---|---|---|
| HubSpot CRM | HubSpot Inc. (VS, EU-adequaatheidsafspraken / SCCs) | Klantbeheer en projectregistratie | Naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, projectnotities |
| Proton Calendar | Proton AG (Zwitserland, einde-tot-einde versleuteld) | Plannen van videocall-afspraken | Naam, e-mailadres, datum en tijd van de afspraak |
| Proton Meet | Proton AG (Zwitserland, einde-tot-einde versleuteld) | Voeren van videogesprekken voor intakes en projectoverleg | Naam, e-mailadres; audio- en videodata tijdens het gesprek (niet opgeslagen) |
| Google Fonts (CDN) | Google LLC (VS) | Laden van weblettertypen voor de website | IP-adres van de bezoeker (tijdelijk, geen cookies geplaatst) |
| Cloudflare Pages | Cloudflare Inc. (VS, EU-adequaatheidsafspraken / SCCs) | Hosting en beschikbaarstelling van manuless.com; verwerking van contactformulier-verzoeken via een serverside functie; bot-verificatie via Cloudflare Turnstile | IP-adres (server- en toegangslogs, rate limiting, Turnstile-verificatie); formulierinhoud tijdelijk in geheugen tijdens verwerking |
| Resend | Resend Inc. (VS, EU-adequaatheidsafspraken / SCCs) | Verzenden van contactformulier-inzendingen als e-mail naar Manuless | Naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, bericht |
Belangrijk: Manuless verwerkt geen persoonsgegevens van de eindklanten van haar opdrachtgevers. De workflows die Manuless ontwerpt en oplevert, worden volledig in de technische omgeving van de opdrachtgever geplaatst. De opdrachtgever is en blijft eigenaar van de workflow, de systemen en de daarin verwerkte gegevens.
Bewaartermijnen
Manuless bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht een langere termijn vereist.
| Gegevenssoort | Bewaartermijn | Reden |
|---|---|---|
| Contactformulier (geen opdracht) | 6 maanden | Opvolging aanvraag; daarna verwijderd |
| Videocall-boeking (geen opdracht) | 6 maanden | Afspraakbeheer; daarna verwijderd |
| Klantgegevens (actieve opdracht) | Duur van de opdracht + 1 jaar | Projectcontinuïteit en nazorg |
| Facturatie- en boekhoudgegevens | 7 jaar | Wettelijke bewaarplicht (Belastingdienst) |
| E-mailcommunicatie (projectgerelateerd) | Duur van de opdracht + 1 jaar | Projectdocumentatie en eventuele geschilbeslechting |
Uw rechten
Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens. U kunt deze rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar [email protected]. Manuless reageert binnen vier weken.
Beveiliging
Manuless neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeoorloofde toegang of onrechtmatige verwerking. Concreet houdt dit in:
- Communicatie via versleutelde verbindingen (HTTPS, end-to-end versleutelde e-mail via Proton)
- Toegangsbeveiliging met sterke authenticatie voor alle gebruikte systemen
- Minimale gegevensopslag: alleen wat strikt noodzakelijk is voor de uitvoering
- Geen wachtwoorden of gevoelige gegevens gedeeld via onbeveiligde kanalen
In het geval van een datalek dat mogelijk gevolgen heeft voor uw rechten en vrijheden, zal Manuless dit binnen 72 uur melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en u zo spoedig mogelijk informeren.
Wijzigingen in deze verklaring
Manuless kan deze privacyverklaring aanpassen als de dienstverlening of wet- en regelgeving daartoe aanleiding geeft. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op manuless.com/privacyverklaring. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij u per e-mail indien wij uw contactgegevens hebben.
De datum van de meest recente versie staat vermeld bovenaan dit document.
Contact en klachten
Heeft u vragen over deze privacyverklaring, wilt u een recht uitoefenen of heeft u een klacht over de manier waarop Manuless met uw gegevens omgaat? Neem dan contact op:
Manuless, Cejay van Wel
E-mail: [email protected]
Bent u niet tevreden met onze reactie? Dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:
www.autoriteitpersoonsgegevens.nl